Segnalazioni Whistleblowing TMI: approfondimenti

Per contribuire alla prevenzione di illeciti, irregolarità o condotte poste in essere in violazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001, del Codice Etico del Gruppo FS, di leggi o regolamenti, Terminali Italia S.r.l. ha adottato un processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni (anche anonime) riguardanti Terminali Italia S.r.l. (di seguito “Società”) inviate da Terzi o da Persone del Gruppo FS Italiane.

Il processo è conforme alle novità normative introdotte dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”). Il processo di gestione delle segnalazioni è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001 di Terminali Italia S.r.l.

Terminali Italia S.r.l. mette a disposizione degli utenti web una piattaforma dedicata, che costituisce canale preferenziale per l’invio delle segnalazioni.

Chi può segnalare

Possono effettuare una segnalazione:

i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso le Società;
i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso le Società; gli azionisti e le persone delle Società con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

a) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Terminali Italia S.r.l. auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il Segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima.

Cosa segnalare

Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a Persone del Gruppo FS Italiane o a Terzi, che possano integrare:

1. violazioni del Modello 231 societario e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della Policy Anticorruzione e/o del Codice Etico e/o delle normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, al Gruppo FS Italiane;
2. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
3. condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
4. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
5. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
6. atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
7. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il Segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso Segnalante fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.

Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico.

Canali di segnalazione interni

Le segnalazioni possono essere inviate tramite: i) piattaforma informatica accessibile dal sito internet societario e dalla intranet aziendale; ii) posta elettronica agli indirizzi mail dedicati; iii) posta ordinaria agli Organi competenti a gestire la segnalazione; iv) verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione.

È in fase di implementazione una linea telefonica/sistema di messaggistica vocale dedicato. La piattaforma informatica costituisce lo strumento preferenziale per l'invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni. Tramite la piattaforma è possibile:

inviare una segnalazione;
modificare o aggiornare una segnalazione inviata;
consultare lo stato di una segnalazione inviata;
ricevere riscontro sul seguito dato alla segnalazione.

La piattaforma consente di:

1. separare i dati identificativi del Segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l'adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima;
2. mantenere riservato il contenuto della segnalazione durante l'intera fase di gestione della stessa, consentendo l'accesso ai soli soggetti autorizzati;
3. adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l'utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della segnalazione e dell'eventuale documentazione allegata;
4. interagire con il Segnalante, garantendone l'anonimato.

Segnalazioni esterne e divulgazione pubblica

Il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma.

La possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:

ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;
nei casi in cui il Segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;
nei casi in cui il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;
nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Nel rispetto delle previsioni di legge Terminali Italia S.r.l. garantisce la riservatezza dell’identità del Segnalante a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato al Gruppo FS Italiane.

Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla segnalazione, per i dipendenti delle Società viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Il Segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito.

La Società tutela i diritti delle Persone Coinvolte, innanzitutto assicurando, per garantire l’appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il criterio “need to know” (principio per cui una persona è autorizzata ad accedere a determinate informazioni solo se necessario - e nei limiti di quanto necessario - per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente).

La Persona Coinvolta viene informata dell’esistenza e del contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all’identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

La Persona Coinvolta ha diritto di essere informata dell’esito dell’istruttoria. Previa valutazione adeguatamente tracciata, l’informativa alla Persona Coinvolta può essere ritardata ovvero non effettuata in tutto o in parte qualora appaia necessario attendere l’azione di pubbliche autorità, o qualora sia ragionevole ritenere che, fornendo l’informativa, possa essere a rischio la riservatezza della identità del Segnalante tutelata secondo legge.

Le segnalazioni sono indirizzate al Comitato Etico e/o all’Organismo di Vigilanza della Società. L’Organismo di Vigilanza gestisce le segnalazioni relative a violazione o tentata elusione del Modello 231 societario e/o delle procedure che ne costituiscono attuazione o a violazioni del Codice Etico che hanno o potrebbero avere rilievo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001. Le attività istruttorie, volte ad accertare la fondatezza o meno dei fatti segnalati, sono svolte dalla funzione Internal Audit della Società.

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.lgs.196/2003, così come modificato dal D.lgs. 101/2018). Di seguito puoi consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali.