Per contribuire alla prevenzione di illeciti, irregolarità o condotte poste in essere in violazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001, della Policy Anticorruzione del Gruppo FS, del Codice Etico del Gruppo FS, di leggi o regolamenti, Terminali Italia ha adottato un processo di gestione delle segnalazioni in attuazione della legge n. 179/2017, la cosiddetta "legge sul whistleblowing".
Il processo di gestione delle segnalazioni - parte integrante del Modello 231 - prevede la trasmissione e comunicazione delle segnalazioni anche in forma anonima. Il Gruppo FS, infatti, assicura la riservatezza dell'identità del segnalante e vieta ogni forma di ritorsione o discriminazione nei confronti di chiunque abbia fatto una segnalazione.
Le segnalazioni possono essere effettute, anche in forma anonima, sia dal personale del Gruppo FS sia da esterni, in particolare:
TMI auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l'identità del segnalante (la cui riservatezza è garantita in tutte le fasi del processo di ricezione e gestione della segnalazione) perché in questo modo è più agevole verificare i fatti segnalati e allo stesso tempo è possibile garantire la tutela del segnalante e informarlo sugli esiti degli accertamenti svolti.
Le segnalazioni possono avere ad oggetto fatti già accaduti o che verosimilmente potrebbero accadere, anche meramente omissivi, riferibili a persone del Gruppo FS o a terzi, che possano integrare illeciti, irregolarità o condotte in violazione del Modello 231 e delle procedure che ne costituiscono attuazione, della Policy Anticorruzione del Gruppo FS, del Codice Etico nonché di leggi, regolamenti o normative interne (es. in materia di corruzione, antitrust, riciclaggio, ecc.) o comunque condotte tali ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, al Gruppo FS.
Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica e devono riguardare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza diretta.
Per consentire le verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti, è preferibile che le segnalazioni contengano le seguenti informazioni:
Sono escluse le comunicazioni, doglianze, rivendicazioni, istanze che hanno ad oggetto tematiche differenti da quelle delle segnalazioni. Le segnalazioni non devono riguardare rimostranze di carattere personale.
Al fine di agevolare la ricezione delle segnalazioni, TMI mette a disposizione idonei canali di trasmissione e, in particolare:
La gestione dei suddetti canali di comunicazione è curata dalla Segreteria Tecnica dell’Organismo di Vigilanza e dal Comitato Etico, con il supporto delle funzioni aziendali competenti in materia di comunicazione interna ed esterna e di sistemi informativi.
Nel rispetto delle previsioni di legge TMI:
Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del segnalante, per i dipendenti di TMI viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.
I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza sull’identità del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti coinvolti secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
L'informativa al Segnalante e al Segnalato
▶ Segnalante
In caso di segnalazioni nominative (in cui il segnalante ha dichiarato le proprie generalità), il segnalante è informato, attraverso i previsti canali comunicativi, della ricezione e presa in carico della segnalazione.
▶ Segnalato
Il soggetto segnalato è informato dell’esistenza e del contenuto della segnalazione, di cui può acquisire copia (senza evidenza del nominativo del segnalante) e circa gli esiti degli accertamenti svolti.
In entrambi i casi sono fatte salve alcune cautele volte a escludere un pregiudizio delle finalità e degli interessi coinvolti (ad es. l’informativa al segnalante sugli esiti delle verifiche può essere omessa qualora possano essere pregiudicati indebitamente i diritti del segnalato, l’informativa al segnalato può essere ritardata o omessa al fine di evitare possibili rischi di compromissione degli accertamenti da svolgere e in ogni caso quando rendendo l’informativa si possa risalire anche indirettamente all’identità del segnalante).
Il Processo
Le segnalazioni sono indirizzate al Comitato Etico e/o all’Organismo di Vigilanza di TMI.
Il Comitato Etico e l’Organismo di Vigilanza garantiscono l’inoltro reciproco delle segnalazioni ricevute a seconda della competenza. In particolare, il Comitato Etico trasmette all’Organismo di Vigilanza di TMI, tutte le segnalazioni ricevute relative a TMI, anche se coinvolta unitamente ad altre Società del Gruppo, affinché l’Organismo di Vigilanza a proprio insindacabile giudizio possa valutarne la potenziale rilevanza ai sensi del Decreto 231 e, di conseguenza, decidere la relativa competenza alla gestione.
Se la segnalazione, all’esito di una verifica preliminare, risulta circostanziata vengono svolte le attività istruttorie, per accertare la fondatezza o meno dei fatti segnalati.
Per lo svolgimento della verifica preliminare e/o della eventuale successiva fase istruttoria il Comitato Etico/l’Organismo di Vigilanza può avvalersi del supporto della Direzione Internal Audit di RFI.
Le segnalazioni concernenti esclusivamente le altre Società del Gruppo, sono trasmesse ai competenti organi della società interessata (Comitato Etico/Organismo di Vigilanza) per i relativi accertamenti.
Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018).